ERP-Lösung zur Verwaltung des Schemas "Verkauf-Produktion-Lager"
Zweck:
- Verwaltung von Verkauf und Verkaufschancen
- Verwaltung von Produktionsaufträgen
- Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Lager
Vorwort
Unabhängig von der Größe und Art der Unternehmensaktivität besteht zu einem bestimmten Zeitpunkt der Wunsch nach einer leistungsfähigeren und gleichzeitig einfachen und konsistenten Art des Informationsmanagements, wobei auch die Beziehungen zwischen den einzelnen Prozessen berücksichtigt werden sollen.
Im Idealfall sollte das ERP-System folgende Funktionen bereitstellen:
- Bereitstellung von Basisdaten, die für die Arbeit der Mitarbeitern notwendig sind
(z.B. Preisliste, Zusammensetzung, Kundendaten) - Erstellung der Arbeitsunterlagen und Dokumenten
(z.B. durchführung eines Verkaufs und die dazugehörige Rechnung) - automatische Erstellung von verknüpften Datensätzen
(z.B. von verkaufabhängigen Sendungen, Berechnung des Rohstoffverbrauchs usw.) - die Möglichkeit, kritische Daten basierend auf aufgezeichneten Datensätzen zu verfolgen
(z.B. Lagerbestand, das Datum der Lieferung, den Betrag der Zahlung usw.) - das erhalten von aggregierten Daten: Statistiken, Berichten usw.
Aufbau des Hauptsystems mit Daten zu Produkten und Prozessen
In der ersten Phase ist es wünschenswert, die Kontrolle über die Hauptressourcen zu erlangen, mit denen das Unternehmen arbeitet:
- verkaufbare Produkte
- verfügbare Käufer und derzeit bekannte Verkaufschancen
- gekaufte Produkte (Verbrauchsmaterialien) und Lieferanten
- Spezifikationen und/oder Baulisten
Produkteinführung
Es ist zu empfehlen, mit der Einführung der Produkte zu beginnen.
Jedes Produkt erhält abhängig vom Typ eine Reihe von Parametern:
- Name / Bezeichnung
- Lagerprodukt oder Service
- Lagereinheit (Stück/Kg etc.)
- Barcode EAN13 und/oder interne Nummer (optional)
- Selbstkostenwert (z.B. für die Bewertung des Lagerbestandes) (optional)
- Informationen zu den Lagerrouten (optional)
- Sonstige, abhängig von den Eigenschaften des Produktes
Wenn das Produkt zu Verkauf steht, zusätzlich:
- Verkaufspreise/Preislisten, Steuern etc.
- Daten über Garantie, Liefer- / Produktionsbedingungen
Wenn das Produkt beschafft wird, zusätzlich:
- Lieferanten und Preislisten der Lieferanten, Steuern etc.
- Lieferzeit und Bedingungen
Ab diesem Moment können Sie die Produkte, die Sie in jenem Prozess hergestellt haben, verwenden:
Kaufen, Verkaufen, Herstellen, Service und mehr.
Die Informationen in den Produktkarteien können jederzeit angepasst und ergänzt werden.
Das Eintragen von Käufern und Lieferanten
Käufer und Lieferanten werden als Kontakte/Partner in das System aufgenommen und können folgende Parameter haben:
- Name/Titel (Unternehmen oder Kontakt)
- Adresse und Kontaktinformationen
- Sprache des Partners (um abhängige Dokumente in dieser Sprache zu erstellen)
- Währung des Partners (für die Nutzung der Preislisten)
- der verantwortliche Mitarbeiter für das o.g. Partner
Verkaufseinstellungen
Mit bereits im System eingeführten Kunden und Produkten kann der Vertriebsmanager leicht einen Entwurf des Verkaufs erstellen.
Wenn in der Produktkartei die Preise und in der Kartei des Käufers die Sprache und Währung eingetragen sind,
werden diese Daten automatisch im Entwurf des Verkaufs verwendet. Dabei berechnet das System automatisch Nettobeträge, Bruttobeträge und geltende Steuern.
Der erstellte Entwurf des Verkaufs kann als PDF-Datei heruntergeladen und einem kommerziellen Angebot beigefügt werden.
Nach der Bestätigung geht der Entwurf des Verkaufs in den Status "Bestellung" über und bildet abhängig von den Systemeinstellungen die nötige Lagerumbuchengen und erstellt einen Rechnungsentwurf.
Alle angelegten Verkäufe werden im System gespeichert und stehen zur buchhalterischen und statistischen Verarbeitung zur Verfügung.
Verkaufschancen
Von besonderem Interesse ist die Arbeit mit Verkaufschancen.
Zu Beginn werden alle Daten über potenzielle Käufer in das System eingegeben (auch wenn die Kontaktinformationen unvollständig sind). Als nächstes folgt die Klassifizierung der Chancen und Auswahl derjenigen, die in die Ausarbeitung gehen werden.
Die ausgewählten Chancen werden in den Phasen der Ausarbeitung ausgegeben (z. B. der erste Anruf, das Klären der Verantwortlichen, das Versenden von Preislisten usw.). Abhängig von der Strategie Ihres Verkaufs können die Phasen flexibel angepasst werden.
Das System ermöglicht es Ihnen nicht nur die Situation für jede ausgearbeitete Chance zu überwachen, sondern auch das Verkaufsbudget zu schätzen (abhängig von der Phase, in die die Chance gebracht wird).
Chancen, die das Stadium des kommerziellen Angebots erreicht haben, werden automatisch in den Verkaufsangebot umgewandelt.
Produktion
Im Mittelpunkt des Produktionsszenarios steht eine einfache Idee - Rohstoffe werden verbraucht, Produkte entstehen.
Die Mengenverhältnisse von verbrauchten und hergestellten Produkten werden durch die Spezifikationen (Rezepturen, Baugruppen) bestimmt.
Einmal definiert, ermöglichen die Spezifikationen jederzeit die benötigte Menge an Rohstoffen zu berechnen, um die geplante Menge des Produkts zu produzieren.
Wenn die Produktion zeitabhängig geplannt werden muss, ist es möglich, die Dauer der Produktionszyklen automatisch zu berechnen und visuelle Diagramme des Produktionsablaufes zu erstellen (Gannt).
Basierend auf den im System verfügbaren Produkten und deren Spezifikationen können Sie auf einfache Weise Reihen von Produktionsaufträgen erstellen, den Zeit- und Rohmaterialbedarf berechnen und den Prozentsatz der Ausführung in Echtzeit überwachen.
Lager
Mit komfortablen Benutzeroberflächen zur Steuerung von ein- und ausgehenden Lieferungen ermöglicht das System eine effizientee Überwachung des Lagerzustands und der Lageraktivitäten.
Die entsprechenden Umbuchungen werden automatisch als Ergebnis der im System durchgeführten Käufe oder Verkäufe erstellt.
Der Produktionsprozess berücksichtigt hiermit die Abschreibung der Rohstoffe aus dem Rohstofflager und die ensprechende Eingabe von Fertigprodukten.
Es ist auch möglich, Seriennummern und/oder Verpackunen des Produkts zu berücksichtigen.
Beschaffung / Einkauf der Verbrauchsmaterialien
Abhängig von der Strategie, wie Sie den Bestand in Ihrem Unternehmen verwalten (vorab oder erst nach dem Bestellungseingang), kann die automatische Nachbestellung von Rohmaterialien und Komponenten konfiguriert werden.
Bei der Minderung des Lagerbastandes, infolge des Verbrauchs, wird dann automatisch ein entsprechender Entwurf zur Nachbestellung angelegt.
Wenn in der Produktkartei die Preise und in der Kartei des Lieferanten die Sprache und Währung eingetragen sind, werden diese Daten automatisch in das Bestellformular übertragen. Das System berechnet dabei auch den gesamten Nettobetrag, Bruttobetrag und Steuern.
Das erstellte Bestellformular kann als PDF-Datei heruntergeladen werden.
Für neue Produkte oder Komponenten (die noch nie früher bestellt worden) können entsprechende Preisanfragen erstellt werden.
Nachdem Sie die Preise für Anfragen oder für Produkte mit Lieferanten abgegliechen und bestätigt haben, können Sie (durch das verwenden von bereits eingegebene Produkt- und Lieferanteninformationen) einfach eine Bestellung erstellen und versenden.
Abhängig von den Systemeinstellungen bereitet der bestätigte Auftrag die Lagerumbuchungen für bestellte Produktmenegen und erstellt einen Rechnungsentwurf.